Politique de confidentialité

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Cette politique de confidentialité explique comment Morneau Shepell inc. (« Morneau Shepell ») honore son engagement à protéger la confidentialité et à assurer la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’elle reçoit à votre sujet.

Nous entendons par « renseignement personnel » toute information se rapportant à une personne identifiable, à l’exclusion de son nom et de ses coordonnées au travail; par exemple, des renseignements concernant son état de santé ou sa situation financière.

À quelles fins Morneau Shepell utilise-t-elle vos renseignements personnels?

En général, Morneau Shepell recueille des renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de vos mandataires, de votre employeur ou du promoteur de votre programme d’avantages sociaux.

Morneau Shepell limite la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels aux fins qu’elle juge nécessaires et qu’elle vous a précisées au moment de la collecte d’information, par exemple :

  • dans le but d’offrir les services pour lesquels nous avons été engagés par vous, par votre employeur ou par le promoteur de votre programme d’avantages sociaux, notamment :
    • des solutions en santé et en productivité;
    • des solutions administratives;
    • des solutions en matière de retraite.
  • afin d’informer nos clients, leurs employés ou les participants des régimes au sujet de nos produits et services et d’optimiser notre prestation de services globale;
  • pour produire des statistiques ou des rapports anonymes et cumulatifs à propos des services offerts par Morneau Shepell, des normes et des tendances en matière de service; les données présentées dans ces documents ne pourront en aucun cas vous identifier;
  • afin d’effectuer des audits, des contrôles de la qualité et de protéger nos intérêts lors d’instances civiles ou criminelles.

Les renseignements personnels ne seront conservés que durant la période de temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées ou la période prescrite ou permise par la loi.

Consentement

Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne divulguerons des renseignements personnels qu’avec votre consentement et qu’aux fins déterminées, sauf si la loi l’exige ou l’autorise autrement. Ce consentement peut être tacite ou explicite. Par exemple, en participant au programme d’avantages sociaux offert par votre employeur ou un autre promoteur, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins de recevoir les services offerts par ce programme. Votre consentement peut également être obtenu directement auprès de vous ou par l’entremise de votre employeur ou du promoteur de programme.

Mesures de sécurité

Morneau Shepell doit protéger les renseignements personnels contre la consultation, la communication, la reproduction ou l’utilisation non autorisées, en ayant recours à des méthodes de protection variées, adaptées au degré de sensibilité des renseignements. Les méthodes de protection comprennent :

  • des moyens matériels (verrouillage des classeurs, accès restreint aux dossiers et aux bureaux);
  • des moyens techniques (mots de passe, chiffrement, pare-feu et vérifications);
  • des mesures administratives (cotes de sécurité, accès sélectif sur justification, formation du personnel, ententes de confidentialité, politiques et procédures);
  • les contrats d’emploi et de services-conseils de Morneau Shepell qui contiennent une clause de confidentialité liant ses employés et ses conseillers.

Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, Morneau Shepell veillera à empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès à ces renseignements.

Renseignements personnels en matière de santé – PAEF et programmes de gestion de l’invalidité

Si un client reçoit deux services ou plus de la part de Morneau Shepell (p. ex., de l’aide au PAEF et au programme de gestion de l’invalidité), les renseignements sur sa santé recueillis aux fins de la prestation de l’un de ces services ne seront ni utilisés ni communiqués aux fins des autres services. Morneau Shepell ouvre un dossier distinct pour chaque service demandé par le client et les renseignements personnels déposés dans ce dossier ne seront ni transférés ni liés aux renseignements des autres dossiers. Chez Morneau Shepell, l’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes ayant besoin de les consulter dans le cadre de leur travail.

Exactitude et accès aux renseignements personnels

Afin d’éviter l’utilisation ou la communication de renseignements personnels erronés, Morneau Shepell a pris les mesures nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts et complets.

Morneau Shepell doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de leur usage et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. En outre, sauf indication contraire aux présentes, Morneau Shepell doit lui permettre de consulter ces renseignements à un coût correspondant aux frais réellement engagés.

Dans les cas suivants, Morneau Shepell peut refuser l’accès à certains renseignements personnels qu’il possède : le coût de leur fourniture est exorbitant ou ils contiennent des détails sur d’autres personnes; leur fourniture est interdite pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité; il s’agit de renseignements commerciaux de nature exclusive ou de renseignements qui sont protégés par le secret professionnel entre l’avocat et son client ou le privilège relatif à un litige; la loi nous interdit de fournir ces renseignements. Morneau Shepell informera la personne ayant demandé l’accès aux renseignements des raisons pour lesquelles cet accès lui est refusé.

Une personne pourra contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Préoccupations à l’égard de la confidentialité

Sous la direction du responsable de la protection des renseignements personnels, Morneau Shepell s’est doté de groupes de travail qui doivent assurer sa conformité aux dispositions de cette politique, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques et des procédures en matière de protection de la vie privée. Les membres de ces groupes de travail proviennent de toutes les sphères d’activité de l’entreprise.

Si vous avez des préoccupations à l’égard de la protection de vos renseignements personnels ou de la façon dont nous les traitons, ou si vous désirez révoquer un consentement préalablement accordé, veuillez communiquer par écrit avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par la poste :     
Responsable de la protection des renseignements personnels
Morneau Shepell inc.
Bureau 700
895, Don Mills Road 
Toronto (Ontario) M3C 1W3

Par courriel :
privacy-vieprivee@morneaushepell.com